Neuigkeiten zum Kommunalarchiv

In einer gemeinsamen Sitzung des Kulturausschusses der Stadt Minden und des Schulausschusses des Kreises Minden-Lübbecke am 28. Januar 2019 wurde über das gemeinsame Vorhaben der beiden Träger (Stadt und Kreis) zur Optimierung der Organisationsstruktur des Kommunalarchivs Minden berichtet und an die zuständigen Ausschüsse zur Beratung gegeben. In einem zweiten Teil der Sitzung wurde über den Stand des Prüfauftrages Archivgebäude berichtet.

 


Um was geht es?

Im Januar 2017 wurden vom „Beirat Kommunalarchiv“ zwei Prüfaufträge initiiert und an die zuständigen politischen Gremien Kulturausschuss der Stadt Minden und Schulausschuss des Kreises verwiesen, die dann ihrerseits Stadt und Kreis in 2017 offiziell beauftragten, 

⦁ die Möglichkeiten zur Optimierung der Organisationsstruktur des Kommunalarchivs zu prüfen,

⦁ die Möglichkeiten zur Ertüchtigung und Optimierungen des Archivgebäudes Tonhallenstr. 7, sowie die Möglichkeiten zur Reduzierung der Einlagerungsrisiken für Archivgut zu prüfen.

 

Nun endlich liegt das Ergebnis der Abstimmung zwischen Stadt und Kreis vor und kann in erste Beschlüsse der Politik gegossen werden.

 

Das dies überhaupt ins Rollen kam und die unhaltbaren Zustände endlich angegangen wurden, ist dem engagierten Eintreten unserer FDP-Mitglieder Dirk Welschar und Ingeborg Vieth-Rogala (Sachkundige Bürger im Beirat Kommunalarchiv), Jörg Kotter und Alexander Heidenreich (Sachkundige Bürger im Kulturausschuss), zu verdanken. 

 

Was war geschehen?

Der Leiter des Kommunalarchivs, Vinzenz Lübben, präsentierte dem Mindener Kulturausschuss bereits im April 2016 im Rahmen einer Ortsbesichtigung im Kommunalarchiv durch die Ausschussmitglieder seine Sorgen und Nöte: Die Organisationsstruktur des Archivs, die auf einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zwischen Stadt und Kreis seit der Gebietsreform im Jahr 1973 basiert, ist problematisch. Es gibt zum einen wechselnde Zuständigkeiten, zum anderen unklare Regelungen, was die Kompetenzen der Archivleitung (bei der Stadt angestellt) und der stellvertretenden Archivleitung (beim Kreis angestellt) betrifft. So liegt die Federführung der Institution Kommunalarchiv bei der Stadt Minden, während der Kreis Minden-Lübbecke

für das Archivgebäude verantwortlich ist. Beide Träger beschäftigen eigenes Personal, die Kosten dafür trägt jeder selbst. Dieser Umstand macht Teamarbeit im Archiv schwierig, da zwischen Stadt und Kreis unterschiedliche Regelungen z.B. bei Arbeitszeitmodellen, Urlaubsregelungen existieren. Die Berichtswege der Mitarbeiter sind unterschiedlich. Kreis und Stadt zahlen auch für die Einrichtungsgegenstände selbst, auf und in denen jeweils das Archivgut ihres jeweiligen Bereiches verwahrt wird. Lübben verwies damals auf weitere Beispiele für eine aus seiner Sicht unnötige komplexe Archivverwaltung. Sein Lösungsvorschlag war, alles in eine Hand zu legen, so wie es in anderen Städten auch gemacht wird.

 

Wie soll die Organisationsstruktur nun verbessert werden?

Es soll eine neue öffentlich-rechtliche Vereinbarung über den Betrieb des Kommunalarchivs zwischen Kreis Minden-Lübbecke und Stadt Minden geschlossen werden. Diese Vereinbarung soll in 2019 erarbeitet und durch die politischen Gremien gebracht werden. Mit den Sitzungen des Kreistages am 07.10.2019 und der Stadtverordnetenversammlung am 10.10.2019 soll sie endgültig beschlossen werden und am 01.01.2020 dann Inkrafttreten.

 

Es bleibt bei einer „Mandatierenden Vereinbarung“ (im Gegensatz zu einer „Delegierenden Vereinbarung“), da der Kreis das Kommunalarchiv weiterhin als „wichtige“ Aufgabe ansieht und hier weiterhin mitreden möchte. Als Steuerungsgremium wird es dann ein paritätisch besetztes Steuerungsgremium (Stadt:Kreis) geben. Das erforderliche Personal wird künftig allein durch die Stadt Minden gestellt. Hierfür sollen 2 Vollzeitstellen vom Kreis zur Stadt verschoben werden (Muster: Stadt Paderborn). Das Personal untersteht dann vollständig und einheitlich einer Archivleitung. Kostenverrechnung erfolgt dabei pragmatisch nach KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement). Genau in diesem Punkt ist auch die wesentliche Verbesserung in der Organisation zu sehen: Einheitliche Berichtswege, die bei der Archivleitung zusammenlaufen.

 

Kostenerstattung erfolgt künftig auf der Grundlage des Verhältnisses der eingebrachten Archivalien (Aktenmeter) als „einfache“ Formel im Verhältnis 60:40 (Stadt:Kreis), gegenüber früher 50:50. Es wird also für die Stadt Minden etwas teurer, für den Kreis etwas günstiger, aber es ist eine faire Regelung und es werden erhebliche Synergien und Prozessvereinfachungen geschaffen. Der Verteilschlüssel 60:40 für die Kosten soll dabei regelmäßig überprüft und ggf. angepasst werden.

 

Der „Beirat Kommunalarchiv“ soll Ende 2019 aufgelöst werden. Die politische Zuständigkeit wird vollständig an die Fachausschüsse von Stadt und Kreis zurückgegeben (auch hier also eine Verschlankung).

 

Der Mindener Geschichtsverein, der seinen Sitz in den Räumlichkeiten des Kommunalarchivs hat, und der das Kommunalarchiv in seiner Arbeit unterstützt und ergänzt, soll aus der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung herausgenommen werden. Mit dem Geschichtsverein soll eine separate Vereinbarung getroffen werden (Begründung: „So etwas gehört nicht in eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung.“). Inhaltlich soll sich am Sitz des Geschichtsverein in den Räumlichkeiten des Kommunalarchivs nichts ändern.

 

Die entsprechenden Beschlüsse sollen jetzt erarbeitet und dem Beirat und den Fachausschüssen zur Jahresmitte vorgelegt werden.

 

Das Konzept und die getroffenen Abstimmungen wurden von den sachkundigen Bürgern Dirk Welschar (Beirat Kommunalarchiv) und Jörg Kotter (Kulturausschuss) ausdrücklich gelobt. Eine Verschlankung / Vereinfachung der Prozesse und Zuständigkeiten wird damit erreicht. Der Auftrag wäre damit erfüllt. Das der Archivbeirat als diejenige Instanz, die den Optimierungsprozess für die Organisation des Kommunalarchivs angestossen hat, nun abgeschafft werden soll, sehen wir nicht kritisch, sondern im Gegenteil nur konsequent. Verwaltungsstrukturen werden vereinfacht, Synergien werden geschaffen. Der Archivbeirat ist ein der bisherigen komplizierten Organisationsstruktur geschuldetes Sondergremium. Zukünftig kann zur Einbeziehung der Politik wie bei anderen städtischen Instituten auch, direkt dem zuständigen Fachausschuss berichtet werden. Der Archivbeirat ist dann nicht mehr notwendig.

 

Wie ist der weitere Zeitplan?

⦁ Februar, März, April 2019: Weitere verwaltungsinterne Klärungs-/Abstimmungsphase

(Kreis/Stadt)

⦁ 22.05.2019: Sitzung des Beirats Kommunalarchiv mit Beratung des Entwurfs der neuen öffentlich-rechtlichen Vereinbarung 

⦁ 06.06.2019: Beratung/Beschluss der neuen öffentlich-rechtlichen Vereinbarung im Schulausschuss des Kreises

⦁ 01.07.2019: Beratung/Beschluss der neuen öffentlich-rechtlichen Vereinbarung im Kulturausschuss der Stadt

⦁ 07.10.2019: Beschlussfassung der neuen Vereinbarung durch den Kreistag

⦁ 10.10.2019: Beschlussfassung der neuen Vereinbarung durch den Stadtrat

⦁ 01.01.2020: Inkrafttreten der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zur Neuorganisation der Organisationsstruktur des Kommunalarchivs Minden

 

Sachstand Prüfauftrag Archivgebäude

Im zweiten Teil der Sitzung befassten sich der Kulturausschuss der Stadt Minden und der Schulausschuss des Kreises in ihrer gemeinsamen Sitzung mit dem Sachstand des Prüfauftrages zum Archivgebäude.

 

Eine Prüfung durch das Fraunhofer Institut für Bauphysik hat ergeben, das das bisherige Archivgebäude in der Tonhallenstraße (ehemaliges Kreishaus) nicht als Archivgebäude geeignet ist.

 

Vorhandene Gebäude sind geprüft worden. Da gibt es nichts geeignetes.

Es bleibt ein Neubau, oder der Umbau eines vorhandenen Objekts, mit neuem Anbau (Magazin). Wichtig ist bei einer alternativen Standortsuche für alle Beteiligten eine gute Erreichbarkeit. Es wird derzeit nach geeigneten Grundstücken auf der rechten Weserseite gesucht. Die Stadt hat weiteren Archivbedarf, der derzeit im Rathaus untergebracht ist. Das soll mitbetrachtet werden.

 

Das Vorhaben soll im Rahmen des Projekts „Regionale 2022“ verfolgt werden, um eine Förderkulisse dafür aufzubauen. Im gemeinsamen Ausschuss bestand Einigkeit, dass ohne Fördermittel dieses Großprojekt nicht umsetzbar wäre. Es gibt derzeit noch keine spruchreifen Ergebnisse. Hier bat man um Verständnis und Zeit.

 

Wo befindet sich derzeit das Kommunalarchiv? 

Das Hauptgebäude des Kommunalarchivs befindet sich derzeit in der Tonhallenstr. 7 im ehemaligen Kreishaus. Mit der Gründung des Kommunalarchivs 1979 entschied man sich zur Nutzung des Kreishauses als Archivgebäude. Bis das Kreishaus als Archivgebäude genutzt werden konnte, war eine aufwendige Restaurierung des Gebäudes notwendig, die überwiegend den Zustand von 1908 wiederherstellte. Nachdem bereits 1985 die ersten Bestände aus dem alten Stadtarchiv an der Königsstraße überführt wurden, konnte das neue Domizil des Kommunalarchivs Minden am 24. Oktober 1986 offiziell eingeweiht und seiner Bestimmung übergeben werden.

 

Was genau ist das Problem mit dem Archivgebäude?

Das unter Denkmalschutz stehende Gebäude in der Tonhallenstraße (ehemaliges Kreishaus) ist für eine sachgerechte Archivierung nach heutigen Maßstäben ungeeignet. Archivleiter Lübben wies in seinem Sachstandsbericht bereits in 2016 darauf hin, dass die aktuell drei Standorte – ein Zentralgebäude und 2 Außenmagazine – problematisch sind. Eine Ertüchtigung des Zentralgebäudes ist aufgrund des Denkmalschutzes und des Alters des Gebäudes nicht in vollem Umfang möglich. Es besteht eine Einschränkung bei der Tragfähigkeit der Decken im Obergeschoss. Man wird auch keine vollständige Barrierefreiheit herstellen können. Die Luftfeuchtigkeit ist zu hoch, warum zusätzlich Entfeuchtungsgeräte laufen, was sich wiederum negativ auf die Energiebilanz auswirkt. Auch Kellerwände sind feucht und müssten saniert werden. Teilweise verlaufen Rohre über dem Archivgut, was so nach heutigen Maßstäben nicht zulässig ist. Zudem liegt das Gebäude im Überschwemmungsgebiet der Weser. Ob das Archivgut im Ernstfall gerettet werden kann, wird bezweifelt. Das Gebäude war eben ursprünglich nie als Archivgebäude gedacht.

 

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die im Januar 2017 von uns angestossene „Optimierung der Organisationsstruktur“, damit eine Effizienzsteigerung durch Verschlankung von Prozessen, auf einem guten Weg ist und zum 01.01.2020 Wirklichkeit werden kann, wenn die politischen Gremien so wie angedacht entscheiden und die Kommunalaufsicht in Detmold das Vorhaben im November/Dezember 2019 absegnet. Das Ergebnis kann sich gut sehen lassen, wenngleich die Dauer des Verfahrens (3 Jahre für eine Organisationsänderung) unsere Geduld auf eine harte Probe stellt. „Muss das alles so lang dauern?“ fragt man sich.

 

Das Thema „Archivgebäude“ wird uns hingegen absehbar noch länger beschäftigen. Der Entscheidungsprozess ist inzwischen soweit, dass feststeht, dass das derzeitige Archivgebäude nicht ertüchtigt werden kann und keine alternativen Bestandsobjekte infrage kommen. Es muss ein Neubau her, was vermutlich am Ende auch die preiswertere Alternative sein wird, weil von vornherein die Anforderungen an den Schutz des Archivgutes optimal berücksichtigt werden können. Ein Neubau auf dem rechten Weserufer ist da nur konsequent, soll doch die rechte Weserseite entwickelt werden. Dieser Neubau wird allerdings den Haushalt der Stadt Minden erheblich belasten. Daher wird versucht, das Projekt mit der Regionale 2022 zu verknüpfen, um eine entsprechende Förderkulisse aufzubauen. Ohne Belastung des städtischen Haushalts wird ein neues Archivgebäude aber auch dann nicht zu haben sein. Daher müssen wir uns die Frage stellen, was uns das Archivgut wert ist. Diese Frage ist allerdings schnell beantwortet: Das Kommunalarchiv Minden ist das Gedächtnis der Stadt Minden und des Kreises Minden-Lübbecke, aber auch der Altkreise Minden und Lübbecke/Rahden und es ist eine Pflichtaufgabe der Kommune. Arbeit und Aufgaben des Kommunalarchivs Minden richten sich nach dem Archivgesetz Nordrhein-Westfalen vom 16. März 2010.

 

Für Interessierte: Öffnungszeiten Kommunalarchiv

Dienstag 9.00-13.00 und 14.00-17.00 Uhr

Mittwoch 9.00-13.00 und 14.00-17.00 Uhr

Donnerstag 9.00-13.00 und 14.00-17.00 Uhr

Freitag 9.00-13.00 Uhr

 

Führungen

Die nächste Führung durchs Kommunalarchiv findet statt am 20.03.2019, 15 Uhr

 

Minden, den 25. Februar 2019

 

Jörg Kotter

Sachkundiger Bürger im Ausschuss für Kultur und Freizeit der Stadt Minden

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