Betrieb des Kommunalarchivs wird neu geregelt

Abschluss einer neuen öffentlich-rechtlichen Vereinbarung über den Betrieb des Kommunalarchivs Minden

 

In der Sitzung des Kulturausschusses vom 1. Juli 2019 wurde die neue öffentlich-rechtliche Vereinbarung beraten, die ab 1. Januar 2020 gelten und die am 10. Oktober 2019 der Stadtverordnetenversammlung zur Beschlussfassung vorgelegt werden soll. Die alte Regelung vom 17. Juli 2002 wird damit ersetzt.

 

Wesentlicher Bestandteil der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ist die Verbesserung der Organisationsstruktur des Kommunalarchivs. Dies ist ein erheblicher Fortschritt für die Arbeit des Kommunalarchivs, da damit die bestehenden Probleme in der Organisation beseitigt werden, was zu mehr Effektivität führen wird.

 

So wird in Zukunft das Personal zu 100% von der Stadt Minden gestellt und der Kreis an den Kosten nach einem Verteilungsschlüssel gem. lfd. Meter Archivgut beteiligt. Dies ist ein erheblicher Fortschritt für die Arbeit des Kommunalarchivs, da damit die bestehenden Probleme in der Organisation beseitigt werden. Dies wird zu mehr Effektivität in der Arbeit des Kommunalarchivs führen. 

 

In der Ausschusssitzung wurde von den Vertretern der CDU Beratungsbedarf angemeldet, mit dem Hinweis, mit dem Abschluss der neuen öffentlich-rechtlichen Vereinbarung bestünde ein Kostenrisiko der Stadt Minden, weil der Kreis nun hergehen könne und den „nassen Keller“ sanieren und die Stadt Minden hätte 60% der Kosten zu übernehmen.

Ein Ausschussmitglied war sogar irrtümlich der Ansicht, die Stadt Minden übernehme jetzt ein sanierungsbedürftiges Gebäude.

 

Beides trifft jedoch nicht zu:

Es ist richtig, dass der Kostenverteilungsschlüssel künftig 60% Stadt / 40% Kreis beträgt. Das betrifft sowohl die Personalkosten, als auch die Gebäudeinstandhaltungskosten. Der alte Kostenschlüssel war 50% / 50%. Die Veränderung ergibt sich daraus, dass man zukünftig einen sehr einfachen und gleichzeitig auch fairen Kostenverteilungsschlüssel hat, nämlich „laufender Meter Archivgut“. Der Kostenverteilungsschlüssel kann künftig bei Bedarf angepasst werden.

 

Die Stadt Minden übernimmt nicht das Gebäude, sondern wird an den Instandhaltungskosten im Verhältnis 60/40 beteiligt. Die alte Regelung, die noch bis 31.12.2019 gilt, sah zwar noch ein Kostenbeteiligungsverhältnis 50/50 vor, erlaubte dem Kreis aber die Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen ohne Abstimmung mit der Stadt Minden und konnte die Stadt anschließend an den Kosten beteiligen. In Zukunft beschließt ein Steuerungsgremium aus Stadt und Kreis solche Maßnahmen gemeinsam. Insofern ist das Risiko an Kosten ohne Mitsprachemöglichkeit beteiligt werden zu können, auf „Null“ gesunken, was ebenfalls für die neue Vereinbarung spricht. 

 

Stadt und Kreis sind sich einig, dass das derzeitige Gebäude nicht für Archivgut geeignet ist und auf Dauer hier ein neues Gebäude benötigt wird. Stadt und Kreis sehen sich finanziell und aufwandsmäßig derzeit allerdings nicht in der Lage, kurzfristig ein neues Gebäude für das Kommunalarchiv in Betrieb zu nehmen und gehen davon aus, dass das Projekt „Neues Gebäude Kommunalarchiv“ einige Jahre brauchen wird. Die Leitung des Kommunalarchivs plant das noch vorhandene Archivgut (Zeitungen) aus dem problembehafteten feuchten Keller bis Jahresende herauszuholen und in einem externen Magazin zu lagern, sowie den Keller nicht wieder für Archivgut zu benutzen. Insofern sieht die Stadt auch keine Dringlichkeit für eine kostenaufwändige Sanierung des Kellers im derzeitigen Gebäude in der Tonhallenstrasse.

 

"Ich werde dem Beschlussvorschlag zustimmen",  so Jörg Kotter, Sachkundiger Bürger für die FDP im Kulturausschuss, "weil eine wirkliche Verbesserung in der Organisationsstruktur des Kommunalarchivs erreicht wird, die bestehende Probleme beseitigt und zu mehr Effektivität in der Archivarbeit führen wird. Der Archivleiter, Herr Lübben, und sein Team werden sich zukünftig noch mehr auf die eigentliche Archivarbeit konzentrieren können. Verwaltungsaufwand wurde reduziert. Der neue Kostenverteilungsschlüssel führt zu geringen Mehrkosten auf Seiten der Stadt Minden. Der Verteilungsschlüssel (nach lfd. Meter Archivgut) ist fair und gerecht und vor allem sehr einfach und unbürokratisch zu ermitteln. Besonderer Dank in diesem Zusammenhang auch an meinen Kollegen Dirk Welschar, der sich ganz besonders für diese Verbesserungen im Beirat Kommunalarchiv engagiert hat."

 

Es wird eine Sondersitzung des Kulturausschusses am 23.09.2019, 16 Uhr geben, in der der Beschlussvorschlag erneut vorgelegt und zur Abstimmung gestellt werden soll. Die Stadtverordnetenversammlung am 10. Oktober 2019 soll dieses dann beschließen. Inkrafttreten soll die neue Vereinbarung am 01. Januar 2020. Der zuständige Ausschuss des Kreises (Schulausschuss) hat der Vereinbarung bereits zugestimmt. Der Kreistag wird ebenfalls noch darüber zu beschliessen haben.

 

Minden, 05.08.2019

FDP Stadtverband Minden